Văn bản này đồng thời là thông báo xử lý dữ liệu cá nhân theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP.
Tóm tắt
Soho giúp hộ kinh doanh tự ghi sổ doanh thu. Dữ liệu của bạn thuộc về bạn. Đây là những điều quan trọng nhất:
- Soho giữ gì: giao dịch bạn ghi (số tiền, mặt hàng, tên khách), ảnh chứng từ và ảnh chuyển khoản, giọng nói, tin nhắn bạn gửi bot Zalo của Soho, hồ sơ hộ để in sổ.
- Để làm gì: chỉ để ghi sổ, đối soát và xuất sổ S1a-HKD cho hộ của bạn. Không bán dữ liệu, không quảng cáo, không dùng để huấn luyện AI.
- Lưu ở đâu: trên máy chủ Viettel IDC tại Việt Nam.
- AI ở nước ngoài: để đọc chữ, ảnh và nghe giọng nói, Soho gửi nội dung đó sang Anthropic (Claude) và OpenAI ở Hoa Kỳ để xử lý tạm thời. Ảnh chuyển khoản có thể chứa số tài khoản và số dư, là dữ liệu nhạy cảm. Soho chỉ gửi khi bạn đồng ý; không đồng ý thì bạn vẫn nhập tay được trong app.
- AI chỉ tạo bản nháp. Giao dịch chỉ vào sổ khi bạn hoặc Người quản sổ xác nhận.
- Ai thấy sổ: chỉ thành viên của hộ theo vai. Người ghi chỉ ghi và xem giao dịch mình gửi. Người quản sổ xem và duyệt toàn bộ.
- Quyền của bạn: xem, sửa, tải về, rút đồng ý, xóa. Xóa sổ ngay trong app.
- Trước khi xóa, hãy tải sổ S1a về. Pháp luật yêu cầu hộ lưu sổ kế toán tối thiểu 5 năm. Sau khi xóa, Soho chỉ giữ số liệu đã ẩn danh, không còn gắn với bạn.
- Liên hệ: soho.help@supremetech.vn. Soho trả lời yêu cầu trong 2 ngày làm việc.
Sổ doanh thu do chủ hộ tự lập bằng công cụ Soho từ giao dịch đã vào sổ; không phải tư vấn thuế, không thay thế nghĩa vụ kê khai.
1. Chúng tôi là ai
Soho là ứng dụng và bot Zalo giúp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tự ghi sổ doanh thu. Soho do Công ty TNHH SupremeTech ("SupremeTech", "chúng tôi") phát triển và vận hành. MST 0401986735, trụ sở Tầng 2, Tầng 4, Toà nhà Ricco, số 363 Nguyễn Hữu Thọ, Phường Cẩm Lệ, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam. SupremeTech là bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân nêu trong chính sách này.
Liên hệ phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân: email soho.help@supremetech.vn.
2. Phạm vi
Chính sách này áp dụng cho ứng dụng Soho trên iOS và Android, bot Zalo chính thức của Soho và trang web www.sodoanhthuhkd.com. Chính sách không áp dụng cho Zalo, ngân hàng hay phần mềm khác bạn dùng cùng Soho; các bên đó có chính sách riêng.
3. Dữ liệu chúng tôi xử lý
- Thông tin thành viên: Zalo ID, tên hiển thị, vai trò trong sổ.
- Hồ sơ hộ kinh doanh: tên hộ, họ tên chủ hộ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân dùng làm mã số thuế, địa chỉ, ngành nghề.
- Giao dịch: số tiền, mặt hàng, thời điểm, hình thức thanh toán, tên khách hàng hoặc đối tác, cách bạn phân loại tiền vào/ra.
- Ảnh: chứng từ, ảnh chụp màn hình chuyển khoản và lịch sử chuyển khoản.
- Giọng nói: bản ghi âm bạn gửi và bản chép thành chữ.
- Tin nhắn với bot Zalo của người đã liên kết với một sổ. Tin của người chưa liên kết không được lưu.
- Thông tin kỹ thuật: loại máy, thời điểm đăng nhập, mã phiên, nhật ký lỗi không chứa nội dung chứng từ.
- Bản ghi đồng ý, lịch sử thay đổi sổ và góp ý bạn gửi.
Dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Ảnh chuyển khoản và lịch sử giao dịch có thể chứa số tài khoản, số dư và lịch sử giao dịch tài chính. Đây là dữ liệu nhạy cảm theo pháp luật. Soho không lưu số tài khoản dưới dạng chữ; số này chỉ còn trên ảnh gốc.
Soho không thu: vị trí, danh bạ, mật khẩu ngân hàng, dữ liệu sinh trắc học, mã theo dõi quảng cáo. Soho không dùng giọng nói để nhận dạng người nói.
4. Mục đích
- Tạo giao dịch nháp từ chữ, ảnh, giọng nói bạn gửi.
- Ghi sổ, ghép tiền vào với đơn hàng, chống ghi trùng, đóng ngày.
- Tính doanh thu lũy kế và cảnh báo khi gần mốc 1 tỷ đồng/năm.
- Lập và xuất sổ doanh thu S1a-HKD (PDF, Excel) theo yêu cầu của bạn.
- Xác minh đăng nhập qua Zalo, phân quyền thành viên, bảo vệ tài khoản.
- Hỗ trợ khi bạn liên hệ, xử lý góp ý, sửa lỗi, đo mức sử dụng ở dạng tổng hợp để cải tiến sản phẩm.
- Thực hiện nghĩa vụ theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Chúng tôi không bán dữ liệu, không dùng cho quảng cáo, không dùng để huấn luyện mô hình AI. Muốn dùng cho mục đích mới, chúng tôi sẽ thông báo và xin đồng ý lại.
5. Cơ sở xử lý và cách xin đồng ý
Chúng tôi xử lý dữ liệu dựa trên sự đồng ý của bạn, ngoài ra còn để thực hiện thỏa thuận sử dụng dịch vụ và các trường hợp pháp luật cho phép.
- Trong app: khi bắt đầu, bạn đồng ý chính sách này và Điều khoản sử dụng. Lần đầu bạn dùng AI để đọc chữ, ảnh hoặc giọng nói, app hỏi riêng bạn có đồng ý gửi dữ liệu sang AI ở nước ngoài hay không. Không có lựa chọn nào được chọn sẵn.
- Trong Zalo: khi gửi mã mời cho bot, bạn đồng ý cho Soho xử lý tin bạn gửi, gồm cả việc gửi sang AI ở nước ngoài. Bot nhắn xác nhận kèm đường dẫn tới chính sách này và cách dừng (nhắn
rời sổ). - Mỗi thành viên của hộ tự đồng ý cho phần dữ liệu của mình.
- Chúng tôi lưu loại đồng ý, phiên bản chính sách, thời điểm và kênh đồng ý để kiểm chứng.
Nếu không đồng ý gửi dữ liệu sang AI ở nước ngoài, Soho không đọc ảnh, giọng nói hay câu chữ bạn gõ cho AI. Bạn vẫn nhập tay được trong app; ghi qua bot Zalo thì cần AI.
Dữ liệu của người khác. Giao dịch và ảnh có thể chứa tên, số tài khoản của khách hàng hoặc nhà cung cấp của hộ. Khi gửi, bạn xác nhận mình có quyền cung cấp dữ liệu đó để ghi sổ cho hoạt động kinh doanh của hộ. Soho chỉ dùng dữ liệu này để ghi sổ cho hộ bạn. Hãy hạn chế gửi thông tin không cần cho việc ghi sổ.
6. Cách xử lý và AI
- AI đọc chữ, ảnh, giọng nói rồi đề xuất bản nháp. Giao dịch chỉ vào sổ khi bạn hoặc Người quản sổ xác nhận. AI có thể đọc sai, nên hãy kiểm tra trước khi xác nhận.
- AI không tự đưa ra quyết định có hậu quả pháp lý đối với bạn, không tính thuế, không nộp tờ khai.
- Nội dung trong ảnh được coi là dữ liệu, không phải lệnh cho hệ thống.
7. Bên nhận dữ liệu
| Bên nhận | Vai trò | Dữ liệu | Nơi xử lý |
|---|---|---|---|
| Viettel IDC | Hạ tầng máy chủ, cơ sở dữ liệu, lưu trữ file | Toàn bộ | Việt Nam |
| Anthropic, PBC (Claude) | AI đọc chữ và ảnh | Chữ, ảnh, bản chép giọng nói của từng lần ghi | Hoa Kỳ |
| OpenAI, L.L.C. | Chuyển giọng nói thành chữ | File giọng nói | Hoa Kỳ |
| Zalo (Công ty Cổ phần VNG) | Kênh nhắn tin với bot | Tin nhắn, ảnh, thoại bạn gửi bot | Theo chính sách của Zalo |
| Cơ quan nhà nước có thẩm quyền | Khi có yêu cầu theo quy định pháp luật | Phần được yêu cầu | Việt Nam |
Các bên xử lý trên bị ràng buộc bởi thỏa thuận bảo vệ dữ liệu với mức bảo vệ không thấp hơn chính sách này. Họ chỉ được dùng dữ liệu để cung cấp dịch vụ cho Soho. Không có bên quảng cáo hay môi giới dữ liệu nào nhận dữ liệu của bạn.
8. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài
- Dữ liệu của bạn được lưu trữ tại Việt Nam.
- Khi bạn đã đồng ý dùng AI, mỗi lần bạn gửi chữ, ảnh hoặc giọng nói, nội dung đó được gửi qua kết nối mã hóa tới Anthropic hoặc OpenAI tại Hoa Kỳ để xử lý, rồi kết quả trả về Việt Nam.
- Các bên này không dùng dữ liệu qua API để huấn luyện mô hình. Anthropic và OpenAI có thể lưu tối đa 30 ngày để phát hiện lạm dụng, sau đó xóa.
9. Thời hạn lưu trữ
| Dữ liệu | Thời hạn |
|---|---|
| Giao dịch, sổ, lịch sử thay đổi | Khi tài khoản còn hoạt động. Sau khi xóa sổ: chỉ giữ số tiền và ngày ở dạng đã ẩn danh |
| Ảnh chứng từ và ảnh chuyển khoản | Khi tài khoản còn hoạt động; xóa hẳn khi xóa sổ |
| File giọng nói và bản chép | Khi tài khoản còn hoạt động; xóa hẳn khi xóa sổ |
| Sổ tạm chưa xác minh qua Zalo | Xóa sau 90 ngày không hoạt động |
| Phiên đăng nhập | Hết hạn sau 30 ngày không dùng |
| Nhật ký lỗi | 90 ngày |
| Góp ý | 12 tháng |
| Bản ghi đồng ý | 5 năm, kể cả sau khi xóa sổ, để chứng minh việc xin đồng ý |
| Bản sao lưu | Tối đa 30 ngày, sau đó bị xóa |
Nghĩa vụ lưu sổ là của hộ kinh doanh. Thông tư 152/2025/TT-BTC yêu cầu hộ lưu tài liệu kế toán tối thiểu 5 năm. Soho không thay hộ thực hiện nghĩa vụ này. Trước khi xóa sổ, hãy tải sổ S1a về và tự lưu.
10. Quyền của bạn
Bạn có quyền được biết, đồng ý, rút lại đồng ý, truy cập, chỉnh sửa, nhận bản sao, xóa, hạn chế xử lý, phản đối xử lý, khiếu nại, tố cáo và yêu cầu bồi thường theo quy định pháp luật.
| Bạn muốn | Cách làm | Thời hạn |
|---|---|---|
| Xem, sửa giao dịch và hồ sơ | Ngay trong app | Tức thì |
| Tải sổ về | Xuất S1a (PDF, Excel) trong app | Tức thì |
| Nhận bản sao toàn bộ dữ liệu cá nhân | Email soho.help@supremetech.vn | Hoàn tất trong 10 ngày (15 ngày nếu cần bên xử lý phối hợp) |
| Rút đồng ý, hạn chế hoặc phản đối xử lý | Tắt AI trong Cài đặt; Người ghi nhắn rời sổ; hoặc email | Phản hồi trong 2 ngày làm việc, thực hiện trong 15 ngày |
| Xóa tài khoản và dữ liệu | Cài đặt → Xóa sổ |
Rút đồng ý không ảnh hưởng đến việc xử lý hợp pháp đã diễn ra trước đó. Khi Người ghi rời sổ, hồ sơ của họ bị xóa; các giao dịch đã vào sổ vẫn thuộc sổ của hộ.
11. Khi xóa sổ
Sau khi xóa, Soho chỉ giữ số liệu đã ẩn danh, không còn gắn với bạn.
12. Bảo vệ dữ liệu
- Mã hóa khi truyền (HTTPS) và khi lưu.
- Mỗi hộ chỉ truy cập được dữ liệu của mình; quyền theo vai Người quản sổ, Người ghi.
- Ảnh chỉ mở qua đường dẫn tạm hết hạn sau 15 phút.
- Đăng nhập bằng mã dùng một lần gửi qua Zalo, hết hạn sau 5 phút; tối đa 2 máy mỗi người; báo khi có máy mới đăng nhập.
- Nhân sự SupremeTech chỉ xem dữ liệu khi cần hỗ trợ bạn hoặc sửa lỗi, có ghi nhật ký.
Khi có sự cố: chúng tôi thông báo cho cơ quan có thẩm quyền trong 72 giờ, và thông báo cho bạn khi sự cố có thể ảnh hưởng đến bạn.
Không hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Hãy giữ an toàn tài khoản Zalo và điện thoại của bạn.
13. Độ tuổi
Soho dành cho người từ 18 tuổi. Người chưa đủ 18 tuổi chỉ được làm Người ghi khi có sự đồng ý của cha, mẹ hoặc người giám hộ.
14. Thay đổi chính sách
Mỗi bản có số phiên bản và ngày hiệu lực. Khi thay đổi mục đích, loại dữ liệu hoặc bên nhận, chúng tôi thông báo trong app và xin đồng ý lại trước khi áp dụng. Các bản trước được lưu tại www.sodoanhthuhkd.com/privacy.
15. Liên hệ
Công ty TNHH SupremeTech · Tầng 2, Tầng 4, Toà nhà Ricco, số 363 Nguyễn Hữu Thọ, Phường Cẩm Lệ, Thành phố Đà Nẵng · Email phản hồi góp ý: soho.help@supremetech.vn · Trong app: Cài đặt → Góp ý.